Pada artikel ini dijelaskan bagaimana teknologi dapat membantu organisasi dalam mengolah dan memantau sumber daya yang dimilikinya. Salah satunya adalah meningkatnya kesempatan untuk menciptakan tim yang efektif, yaitu dengan cara membentuk tim virtual.
Yang dimaksud dengan tim virtual adalah tim yang melakukan komunikasi melalui dunia maya.
Dari sinilah teknologi juga mempengaruhi manajemen knowledge di dalam organisasi.
Ditinjau dari dimensi virtual, jenis Tim kerja dapat dibagi Tiga (3),
yaitu :
- Tim tradisional : selalu melakukan tatap muka dalam bekerja
- Tim virtual murni : sama sekali tidak pernah melakukan tatap muka dalam melakukan pekerjaannya
- Tim hibrid : melakukan pekerjaannya dengan mengkombinasikan antara pertemuan tatap muka dengan komunikasi dalam dunia maya
Jenis teknologi yang mendukung tim virtual adalah teknologi komunikasi dan group support technology. Teknologi komunikasi memungkinkan komunikasi antara anggota tim yang jaraknya tidak berdekatan, karena pertemuan secara fisik dapat digantikan dengan pertemuan secara elektronis. Sedangkan group support technology dapat menyediakan fungsional tambahan dengan membuat kerja tim lebih terstruktur, memungkinkan proses kerja tim dapat dianalisis, serta memungkinkan penyimpanan informasi yang dibutuhkan oleh tim. Sehingga dengan adanya teknologi pada tim virtual, diharapkan terbentuknya tim yang lebih baik serta dapat meningkatkan kinerja tim.
Knowledge dalam suatu organisasi sebenarnya terbentuk dari penggabungan beberapa knowledge yang prosesnya berjalan secara sekuensial. Beberapa knowledge tersebut adalah individual knowledge, social knowledge, potential team knowledge, dan usable knowledge.
Terdapat beberapa tipe individual knowledge, yaitu eksplisit, implisit, dan tasit. Istilah knowledge eksplisit digunakan pada pengetahuan yang dapat dilihat secara fisik. Sedangkan knowledge implisit dan tasit merupakan pengetahuan yang tidak berupa fisik, tetapi dapat diubah ke bentuk knowledge eksplisit untuk memudahkan pertukaran knowledge pada organisasi. Jika knowledge implisit dapat diubah secara langsung ke bentuk knowledge eksplisit, tidak demikian halnya dengan knowledge tasit yang membutuhkan pengalaman untuk mengubahnya menjadi eksplisit dan tidak mungkin dapat ditransfer seluruhnya. Proses transfer knowledge ini dapat difasilitasi oleh media elektronis. Tim yang lebih virtual cenderung untuk menyimpan knowledge dalam bentuk yang searchable untuk pertukaran informasi, sedangkan tim yang tidak virtual cenderung menggunakan proses sosialisasi tatap muka untuk pertukaran informasinya.
Social knowledge juga terdiri atas beberapa tipe, yaitu tipe objektif, kolektif, dan shared understanding. Tipe objektif adalah knowledge eksplisit yang diketahui secara luas oleh anggota organisasi. Tipe kolektif adalah knowledge eksplisit yang tidak diketahui secara luas. Sedangkan tipe shared understanding merupakan knowledge yang tidak eksplisit tetapi diketahui secara luas oleh semua anggota organisasi. Dengan adanya teknologi, diharapkan berbagai tipe social knowledge tersebut dapat diubah ke bentuk yang dapat diakses oleh anggota tim secara luas. Hasil dari kombinasi antara individual knowledge dengan social knowledge menghasilkan potential team knowledge. Jadi potential team knowledge baru dapat terealisasi jika individu berada dalam tim. Sesuai dengan namanya, knowledge ini masih bersifat potensi dan untuk dapat digunakan harus diubah ke bentuk usable knowledge (knowledge yang sudah siap digunakan untuk keperluan organisasi). Dalam proses pengubahannya, potential team knowledge dipengaruhi dari dua (2) sisi, yaitu sisi absorptive capacity dan communities of pratice, serta sisi transactive memory dan sinergi tim. Absorptive capacity adalah kemampuan individu pada organisasi untuk menyerap knowledge yang ada. Communities of practice merupakan kemampuan individu pada organisasi untuk mentransfer knowledge yang dimiliki kepada timnya.
Tansactive memory merupakan suatu sistem yang dapat diakses bersama untuk menyimpan knowledge yang dimiliki oleh organisasi. Dalam hal ini teknologi memegang peranan penting, sebagai media untuk membuat sistem ini. Sedangkan sinergi tim adalah interaksi dalam suatu tim untuk saling tukar-menukar knowledge yang dimiliki masing-masing individu. Dalam virtual tim, dalam hal ini kemauan anggotanya untuk mentransfer informasi ke sistem yang telah dibuat, dengan memanfaatkan teknologi yang dimiliki perusahaan. Dari semua macam-macam knowledge di atas, kemudian terbentuklah organizational knowledge. Knowledge organisasi bisa didapatkan dari berbagai aspek, yaitu teknologi, struktur, serta standar dan rutinitas yang ada di organisasi. Agar knowledge berguna untuk organisasi, sebaiknya ada repositori yang dapat digunakan untuk digunakan bersama. Ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari artikel ini. Pertama, adanya kenyataan bahwa setiap organisasi memiliki dilema bahwa adanya keinginan untuk mendapat hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal. Salah satu solusinya adalah pembentukan tim virtual, sehingga transformasi dan manajemen knowledge pada tim tersebut dapat berlangsung lebih efisien. Kedua, pada model teoritis yang dibuat terlihat bahwa pada virtual team, transfer knowledge lebih ditekankan pada knowledge eksplisit daripada knowledge tasit, padahal biasanya justru knowledge tasit memiliki pengaruh yang sangat penting. Selain itu, knowledge yang dimiliki individu sulit untuk ditransfer menjadi knowledge organisasi. Hal ini berakibat berkurangnya kemampuan tim untuk menyerap knowledge yang ada. Untuk mengatasinya diusulkan beberapa solusi.
- Pertama, verbalisasi segala aspek organisasi yang dapat diverbalisasi, seperti peraturan, terminologi, dan deskripsi hal-hal yang ada di organisasi.
- Kedua, anggota organisasi diberi dorongan untuk berbagi pengalaman.
- Ketiga, pengembangan komunitas praktis, yang berarti anggota tim jangan hanya dijejali oleh teori tanpa diberi kesempatan untuk mempraktekkannya.
- Keempat, mengembangkan strategi dan teknologi yang mendukung transactive memory.
- Kelima,mengembangkan strategi dan teknologi untuk mentransfer knowledge tasit di dalam tim.
- Dan keenam, mendukung dan mendorong pengembangan knowledge tasit tiap- tiap individu dalam tim.
